İş Süreci Otomasyonu: Onay ve Talep Akışlarını Sistemleştirin
Şirket içinde “kim onayladı, kimde bekliyor?” sorusunun cevabı e-posta zincirlerinde kayboluyorsa, iç süreçleriniz otomasyona hazırdır. Talep, onay, görev ve doküman akışlarını kurallara bağlıyor, her adımı izlenebilir hale getiriyoruz.
İş süreci otomasyonu neyi kapsar?
İş süreci otomasyonu (BPA), müşteriye dönük satış veya destek akışlarından çok şirketin iç işleyişine odaklanır: satın alma talepleri, harcama ve izin onayları, yeni çalışan işe alım adımları, sözleşme ve doküman onayları, departmanlar arası iş talepleri gibi.
Bu süreçlerde amaç her adımın bir sahibi, bir süresi ve bir kaydı olmasıdır. Talep bir formla açılır, kurallara göre doğru onaylayıcıya gider, süre aşımında hatırlatma yapılır ve sonuç ilgili sisteme (ERP, muhasebe, doküman arşivi) otomatik aktarılır.
Müşteri taleplerini karşılayan, yapay zekâ ile sınıflandıran akışlar için AI Otomasyon sayfamıza bakabilirsiniz; bu sayfa şirket içi onay ve operasyon süreçlerine odaklanır.
Bu hizmete başvurulan yaygın nedenler
Onay talepleri e-postada bekliyor, kimde olduğu bilinmiyor
Aynı talep formları her seferinde Word veya Excel ile dolduruluyor
Onay sonrası bilgiler muhasebe veya ERP’ye elle giriliyor
Yeni çalışanın hesapları ve ekipmanları farklı kişilerce, takipsiz hazırlanıyor
Denetimde hangi işlemin kim tarafından onaylandığı gösterilemiyor
Bu hizmet size ne kazandırır?
- Her talep için net sahip, süre ve durum
- Onay bekleme süresinin görünür olması ve otomatik hatırlatmalar
- Onaylanan verinin hedef sisteme otomatik aktarımı
- Kim, neyi, ne zaman onayladı sorusuna denetlenebilir cevap
Örnek kullanım senaryoları
- Satın alma talebi ve tutara göre çok kademeli onay
- Masraf, avans ve izin talepleri
- Yeni çalışan işe alım ve ayrılış kontrol listeleri
- Sözleşme ve doküman onay akışları
- Departmanlar arası iş ve destek talepleri
Neler teslim ediyoruz?
- Süreç haritası ve onay kuralları dokümanı
- Talep formları ve onay ekranları
- Kural tabanlı yönlendirme, hatırlatma ve süre aşımı bildirimleri
- ERP, muhasebe veya doküman sistemine entegrasyon
- Süreç durum paneli ve denetim kaydı
Araçlar ve entegrasyonlar
Uygulama planı
- 01
Süreç seçimi
En sık tekrarlanan ve en çok bekleyen iç süreci birlikte seçeriz.
- 02
Kural tasarımı
Onay kademeleri, tutar eşikleri, vekâlet ve süre aşımı kurallarını yazılı hale getiririz.
- 03
Kurulum
Formları, akışı ve entegrasyonları kurar, gerçek taleplerle test ederiz.
- 04
Yaygınlaştırma
İlk süreç oturduktan sonra benzer süreçleri aynı altyapıya taşırız.
Sonuçları nasıl ölçüyoruz?
Onay süresi
Talebin açılmasından sonuçlanmasına kadar geçen süre.
Bekleyen talep
Belirli bir sürenin üzerinde bekleyen talep sayısı.
Elle veri girişi
Onay sonrası başka sisteme elle aktarılan kayıt sayısı.
AI & Otomasyon
Sık Sorulan Sorular
İş süreci otomasyonu için yeni bir yazılım almamız gerekir mi?
Çoğu zaman hayır. Mevcut Microsoft 365, Google Workspace, ERP veya muhasebe sisteminizi n8n gibi bir akış katmanıyla bağlayarak başlayabiliriz. Süreç çok özgünse küçük bir özel onay paneli geliştiririz.
Onay kademeleri tutara veya departmana göre değişebilir mi?
Evet. Tutar eşikleri, departman, proje veya talep türüne göre farklı onay zincirleri ve vekâlet kuralları tanımlanabilir.
Onaylar mobilden verilebilir mi?
Evet. Onay bildirimi e-posta, Slack/Teams veya WhatsApp ile gönderilebilir; onay ekranları mobil uyumludur.
Mevcut kâğıt veya Excel formlarımızı kullanabilir miyiz?
Mevcut formlarınızı inceler, aynı alanları dijital forma taşırız. Geçiş döneminde ekip alışkanlıklarını bozmayacak sade bir yapı öneririz.
Sürecinizi birlikte inceleyelim
30 dakikalık ücretsiz analizde neyin, nasıl iyileştirilebileceğini birlikte çıkaralım.